QUẢN LÝ TÀI CHÍNH BẰNG “ZERO-BASED BUDGET”

Cách đây hai năm, tôi lần đầu tham gia một buổi học miễn phí về quản lý tài chính ở trường. Bắt đầu buổi học, người diễn giả thuyết trình về tầm quan trọng của việc có một “budget” (ngân sách chi tiêu) rõ ràng cho từng tháng để biết từng đồng tiền mình kiếm được đi vào đâu. Ông ấy chỉ lên bảng và hỏi: “Hãy cho tôi biết, khi dự trù budget, tiền bạn kiếm được hàng tháng (income) trừ đi khoản bạn tiêu hàng tháng (expense) là phải bằng bao nhiêu?“ Ông ấy nhìn những người ngồi hàng ghế đầu (trong đó có tôi) dò hỏi. Tôi nhớ lúc đó mình chợt toát mồ hôi, mặt đỏ bừng vì xấu hổ, suy nghĩ nhảy loạn xạ trong đầu: “Phải bằng bao nhiêu? Phải bằng bao nhiêu? Bằng 10% – 15% tiền lương để đem đi tiết kiệm? đi đầu tư? Bằng con số dương hay âm? Trời ơi! Tại sao một câu hỏi đơn giản như thế mà mình không biết chắc câu trả lời!” Cho đến khi, một người ở phía dưới lớp nói vọng lên: “Bằng 0 (zero)”. Người diễn giả gật đầu: “Đúng vậy! bằng zero”. Cả lớp mới “À” lên một tiếng rõ to, và buổi học cứ thế tiếp tục. Nghĩ lại, tôi không chắc tất cả chúng tôi thực sự hiểu tại sao các con số chi tiêu đều phải quy về zero và cũng không ai dám gạt đi cái tôi to đùng để giơ tay hỏi lại diễn giả. Ít nhất, tôi biết bản thân mình cũng chỉ hiểu lờ mờ.

Chính vì cái hiểu lờ mờ này mà sau buổi học, mặc dù tôi có tìm nhiều cách để xây dựng “budget” hàng tháng như chăm chỉ ghi lại các khoản mình tiêu, kiểm tra tài khoản trên các ứng dụng điện thoại, và cố gắng cân đối thu-chi, tôi vẫn không cảm thấy mình thực sự hiểu thế nào là budget. Đúng là việc ghi chép chi tiêu hàng tháng giúp tôi nhận ra một số điều cần thay đổi về thói quen chi tiêu của mình (ví dụ: tiền ăn ngoài hàng quán ban đầu tưởng không nhiều nhưng khi cộng dồn lại trở thành một khoản vô cùng lớn hay việc chi tiêu bằng thẻ tín dụng khiến tôi không ý thức được mình đã “quá tay”…). Nhưng ghi chép suông không cho tôi quyền kiểm soát tài chính một cách tự chủ, tôi cảm giác mình chỉ chạy theo thói quen chi tiêu vốn có mỗi tháng và chỉ có thể sửa sai vào tháng kế tiếp mà thôi. Nhất là vào những tháng có việc đột xuất như công tác hay chữa bệnh, tôi mới nhận ra rằng “budget” của mình không dự trù được những thay đổi đột ngột trong chi tiêu như vậy. Chính vì thế mà nhiều lần tôi cảm thấy nản và dần ngừng hẳn việc theo dõi chi tiêu của mình, để mặc tiền có đến đâu tiêu đến đấy. 

Mãi cho đến gần đây, khi đọc cuốn The Total Money Makeover của Dave Ramsey và sử dụng ứng dụng EveryDollar để quản lý chi tiêu tôi mới thực sự hiểu thế nào là zero-based budget. Tất cả đều “click” lại trong đầu tôi một cách rõ ràng: tại sao người diễn giả hai năm trước lại nói về con số không, tại sao những lần tôi thử kiểm soát chi tiêu lại không đi đến đâu, tại sao zero-based budget lại quan trọng đến vậy… Sau chỉ ba tháng thực hiện quản lý tài chính theo phương pháp này, tôi thực sự không thể tưởng tượng nổi tại sao mình trước đây mình có thể sống mà không có zero-based budget! Nghe có vẻ hơi thái quá nhưng đó hoàn toàn là sự thật, phương pháp này đã làm thay đổi hoàn toàn cái nhìn của tôi về quản lý tài chính. 

Tôi không phải là một chuyên gia tài chính và còn rất nhiều điều phải học về quản lý tiền. Nhưng từ kinh nghiệm bản thân, tôi tin rằng bất cứ ai từ 16 tuổi trở lên, ngay khi bắt đầu hiểu giá trị của đồng tiền thì nhất thiết cần phải biết về zero-based budget. Vì thế, bài viết này ra đời:

Quản lý tài chính bằng “Zero-Based Budget”

Một số sai lầm thường gặp về budget (hay: Tại sao cần “zero-based budget”)

1. Không có cái nhìn toàn diện về thu-chi. Vấn đề thường gặp nhất khi làm budget là việc chỉ chăm chăm ghi chép và tính toán những khoản chi tiêu nhỏ mà không biết đặt tất cả trong một toàn cảnh lớn. Điều này dẫn đến việc chi tiêu “lấy túi nọ, bỏ túi kia”, “thiếu trước, hụt sau”, hoặc mặc dù có tiền dư dả nhưng không có định hướng lâu dài cho tiết kiệm hay đầu tư. Vì vậy, khi làm budget, thay vì chỉ ghi chép lặt vặt như hôm nay đi chợ hết bao nhiêu, tiền điện nước bao nhiêu… thì nên đặt những khoản chi này vào tổ hợp lớn hơn. Ví dụ: khoản lớn “Tiền ăn” có thể bao gồm tiền chợ và tiền ăn ngoài hàng quán, khoản lớn “Tiền nhà” bao gồm tất cả chi phí cho nơi ở như thuê nhà, điện, nước, internet… Có cái nhìn toàn cảnh về chi tiêu sẽ giúp việc cộng, trừ để budget quay về zero được dễ dàng hơn.

2. Không bao gồm tiền tiết kiệm vào khoản tiền tiêu. Đây là nguồn cơn sự hiểu lầm của tôi khi mới nghe về zero-based budget. Tôi từng nghĩ là nếu (Tiền kiếm được — Tiền tiêu = 0) thì đâu còn khoản nào để tiết kiệm hay đầu tư lâu dài. Nhưng điểm mấu chốt ở đây là, tiền tiết kiệm phải được tính luôn trong khoản tiền tiêu hàng tháng; tức là mỗi tháng trước khi bạn chi tiêu bất kỳ khoản gì thì phải trả cho mình trước (pay yourself first!) bằng việc để tiền tiết kiệm ra riêng. Cách làm này tốt hơn nhiều cách tiết kiệm trước đây tôi từng được dạy, tức là (Tiền kiếm được — Tiền tiêu = Còn thừa bao nhiêu để tiết kiệm) bởi vì nếu không để tiền ra ngay từ ban đầu thì đến cuối tháng ta rất khó để ra được một khoản tiết kiệm cất đi. Bởi thế, hãy tính tiền tiết kiệm ngay vào tiền tiêu, coi như mình tiêu cho bản thân mình, và cất đi riêng vào một tài khoản khác/chỗ khác không đụng đến.

Trong kế hoạch tự chủ tài chính 7 bước của mình, Dave Ramsey khuyên mọi người trước hết tiết kiệm $1,000, sau đó trả hết nợ nần, rồi tiếp đó mới xây dựng khoản tiết kiệm lớn hơn bằng 3-6 tháng chi phí cuộc sống (khoảng $5,000 – $10,000). Khi có những khoản này rồi thì mới tính đến việc để ra 15% thu nhập vào những khoản đầu tư khác.

3. Lập kế hoạch chi tiêu sai thời điểm. Rất nhiều người đợi đến đầu tháng có tiền lương rồi mới bắt đầu thực hiện ghi chép các khoản tiêu dùng trong tháng, tiêu bao nhiêu ghi bấy nhiêu. Cách làm này đã là tốt hơn nhiều so với những người không có bất kỳ hệ thống theo dõi tiêu dùng nào. Tuy nhiên, đây không phải là “kế hoạch” mà chỉ là “ghi chép” chi tiêu mà thôi.

Kế hoạch tức là phải có tầm nhìn, định hướng cho tương lai và uốn nắn, thay đổi dựa vào thực tế trong hiện tại. Thời điểm đúng để lập kế hoạch chi tiêu là tuần cuối cùng của tháng cũ hoặc ngày đầu tiên của tháng mới. Khi đó, ta ngồi lại để dự tính xem tháng mới mình sẽ kiếm được khoảng bao nhiêu tiền, khoản tiền này sẽ chi vào những đâu; cộng lại tất cả những khoản chi (nhớ là bao gồm tiết kiệm) và trừ đi khoản tiền kiếm được phải bằng 0. Tức là tất cả số tiền ta dự tính kiếm được đều đã có mục đích riêng của nó. Trong tháng thực hiện, dựa vào tình hình thực tế, ta có thể thay đổi những con số kế hoạch NHƯNG quy tắc bất di bất dịch là phải quy được về số 0 (nếu số âm tức là ta đã dự chi quá nhiều, nếu số dương thì nên chi khoản tiền thừa vào tiết kiệm ngay từ ban đầu).

4. Không thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh budget hàng tuần. Cùng với luận điểm trên, để budget sát so với thực tế, ta cần xem xét, điều chỉnh hàng tuần xem tình hình mình đang chi tiêu như thế nào, có khoản nào phát sinh cần cân đối lại không, có khoản nào dôi dư nên để vào đâu hay không… Việc kiểm tra và điều chỉnh này cũng sẽ giúp ta có thêm động lực duy trì budget.

Zero-based budget cơ bản

Đọc đến đây, có lẽ bạn đã hiểu phần nào về zero-based budget. Công thức cơ bản của phương pháp này là (Tiền kiếm được — Tiền tiêu = 0). Mục đích của việc quy về zero là để ép người sử dụng tiền cân đối số tiền tiêu của mình trong vòng tiền mình kiếm được, để tất cả mọi đồng tiền mình làm ra đều có mục đích chi tiêu riêng của nó. Hay nói cách khác, bạn “ra lệnh” cho đồng tiền phải đi về các hướng, chứ không để đồng tiền thúc ép bạn phải chạy theo nó. Mỗi người có thể có những cách thực hiện zero-based budget riêng (phần sau tôi có nêu ra 3 cách để bạn lựa chọn) nhưng về cơ bản, nội dung budget bao gồm những khoản lớn như sau:

1. Tiền kiếm được (Income) :  Tiền kiếm được là dự trù tất cả những khoản tiền đi vào trong nhà bạn như tiền lương của vợ, tiền lương của chồng, tiền làm thêm… Nếu bạn đã kết hôn, tôi khuyên nên thuyết phục chồng/vợ mình tham gia vào làm budget, cởi mở về tình hình tài chính để hợp nhất các khoản tiền kiếm được và tiền tiêu của vợ và chồng làm một. Là một người thích tự lập, trước đây tôi từng khăng khăng để các khoản chi cá nhân riêng rẽ. Nhưng sau này, nhất là khi đọc thêm nhiều tài liệu về tài chính, tôi nhận ra đây là một cách nghĩ và cách làm sai lầm. Nếu hợp nhất được chi tiêu, cả hai vợ chồng sẽ đồng lòng, thấu hiểu, và cùng hướng đến mục tiêu tự chủ tài chính tốt hơn.

Như vậy, khoản Tiền kiếm được có thể bao gồm:

Lương chính của chồng/vợ (Nếu bạn được trả lương theo tuần thì có thể tách ra làm “Lương tuần 1”, “Lương tuần 2″… Nếu thu nhập bấp bênh thì dự trù số tiền lương thấp nhất)

Tiền làm ngoài giờ

Tiền thưởng

Thu nhập bên ngoài lương chính

2. Tiền tiêu (Expense) : Tiền tiêu là dự trù tất cả những khoản tiền sẽ ra khỏi nhà bạn trong tháng. Tiền tiết kiệm cũng được tính ở đây như một khoản chi lâu dài cho bản thân. Như đã viết, những khoản nhỏ nên để vào các đầu mục lớn.

Như vậy, khoản Tiền tiêu này có thể bao gồm:

Savings: Tiền tiết kiệm (nhất thiết phải có, sau này có đủ tiết kiệm rồi có thể chuyển thành Tiền đầu tư)

Giving: Tiền tặng/biếu/làm từ thiện/cưới hỏi/ma chay

Housing: Các khoản liên quan đến duy trì nhà ở: tiền thuê nhà/trả góp nhà, điện, nước, ga, điện thoại, internet, truyền hình cáp…

Transportation: Chi phí đi lại: xăng xe, vé xe buýt, phí gửi xe, phí bảo hành xe…

Food: Chi phí ăn uống: tiền chợ, tiền ăn hàng quán, tiền cà phê…

Lifestyle: Chi phí cuộc sống khác: quần áo, tiền học, thuê người giúp việc, thẻ tập gym, chăm sóc thú nuôi… Ngoài ra, rất nên thêm vào mục này khoản “Chi phí lặt vặt” để tính toán những khoản chi chưa rõ nên cho vào đâu.

Insurance & Tax: Chi phí bảo hiểm và thuế: bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm xe cộ, thuế thu nhập…

Debt: Các khoản nợ phải trả hàng tháng như tiền nợ lãi, tiền nợ gốc. Trong thời gian nợ, tất cả khoản tiết kiệm (trừ $1,000 ban đầu) nên đổ vào đây để tập trung trả nợ. Cố gắng đừng để nợ thêm. Trả nợ nhanh nhất có thể.

3. Còn lại: Tiền kiếm được — Tiền tiêu = 0.

Một lần nữa, sau khi đã ra được con số tiền kiếm được và tiền tiêu hàng tháng, trừ cho nhau phải bằng zero.

Ba cách thực hiện zero-based budget

Tùy vào nhu cầu, khả năng, và thói quen của mỗi người, bạn sẽ xây dựng cho mình một zero-based budget riêng. Budget chỉ đúng nhất khi phù hợp với hoàn cảnh của mình nên bạn đừng ngại thay đổi và thử nghiệm các cách làm khác nhau. Dưới đây, tôi gợi ý cho bạn 3 cách:

1. Phương pháp “phong bì” 

Phương pháp này tốt nhất cho những ai: (1) chủ yếu tiêu tiền mặt và (2) cảm thấy mình yếu trong việc theo dõi chi tiêu.

Phương pháp này rất đơn giản. Cuối tháng cũ hoặc đầu tháng mới, bạn lập ra kế hoạch chi tiêu (như miêu tả ở trên) và lập phong bì cho những đầu mục chi tiêu. Ví dụ, một phong bì cho tiền tiết kiệm, một phong bì cho tiền ăn, một phong bì cho khoản nợ… bên ngoài phong bì ghi con số cụ thể dự chi trong tháng. Khi có tiền lương rồi bạn chia tiền vào từng phòng bì, làm sao cho số tiền bỏ vào phong bì trừ đi số tiền dự chi bằng 0 (zero-based budget). Mỗi khi cần tiêu gì, bạn lấy tiền từ đúng phong bì đó ra đề chi đúng cho việc đó. Cách làm này đảm bảo bạn biết được chính xác mình đang tiêu như thế nào vì phong bì hết tiền coi như hết tiêu! Cố gắng chỉ chi tiêu trong vòng tiền phong bì quy định mà thôi. Phong bì tiền tiết kiệm tuyệt đối không được lấy ra tiêu, trừ trường hợp khẩn cấp không thể tính toán trước được (như bệnh tật, mất việc, tai nạn…)

Có những người sáng tạo hơn với phương pháp phong bì này bằng cách chia ngăn trong ví tiền của mình, mỗi ngăn tương ứng với một phong bì. Đây cũng là một cách rất hay, nhưng cần đề phòng trộm cắp.

2. Phương pháp bảng biểu Excel

Phương pháp này tốt nhất cho những ai: (1) thường xuyên sử dụng máy tính, quen thuộc với Excel và (2) có khả năng tự nhập dữ liệu chi tiêu của mình hàng ngày.

Phương pháp này cũng rất đơn giản, nếu bạn biết dùng Excel cơ bản. Bạn có thể tìm một số templates sẵn trên mạng nhưng nói chung, mẫu Excel của bạn có thể bao gồm 3 cột chính: Cột 1 – Tiền kiếm được; Cột 2 – Tiền tiêu; Cột 3 – Tiền còn lại. Theo zero-based budget, làm công thức cộng trừ đơn giản trên Excel làm sao để tổng Cột 1 trừ tổng Cột 2 bằng Cột 3 (và cuối cùng bằng 0). Nội dung nhỏ từng hàng trong từng cột là những mảng thu-chi nhỏ như đã viết phía trên. Mỗi khi tiêu gì bạn ghi nhớ vào điện thoại hay giữ lại biên lai thu tiền rồi nhập vào Excel.

Cách này thực sự rất tốt cho những ai muốn linh hoạt hơn với phép toán của mình, để mọi thu-chi đều trong vòng kiểm soát mà vẫn cập nhật đúng với nhu cầu của bản thân theo từng ngày. Những bạn nào làm văn phòng, có tính cẩn thận, chỉnh chu tôi nghĩ phù hợp nhất với phương pháp này.

3. Phương pháp App điện thoại

Phương pháp này phù hợp với những ai: (1) hay tiêu tiền qua thẻ ngân hàng, có e-banking và (2) sử dụng thành thạo các apps tiện ích trên điện thoại thông minh.

Phương pháp này rất tiện dụng. Bạn chỉ cần download app điện thoại có chức năng làm budget kiểu zero-based. Ứng dụng điện thoại tôi hay sử dụng là EveryDollar, còn bạn đọc tại có giới thiệu thêm cho tôi app Mint và app Money Lover — đặc biệt Money Lover rất tiện với những ai dùng tài khoản tại Việt Nam. Những apps này cũng cho phép bạn thực hiện kế hoạch hàng tháng, ghi lại chi tiêu, và kiểm soát số tiền còn thừa như phương pháp “phong bì” và “Excel” kể trên. Tuy nhiên, app có mặt mạnh hơn là cho phép bạn kết nối với tài khoản ngân hàng (có thể tính thêm phí nhỏ). Mỗi lần bạn chi tiêu bằng tiền trong ngân hàng, app sẽ tự động báo để bạn cho tiền vào từng khoản đã định sẵn. Như vậy, bạn không phải tốn thời gian nhập tay hay lo lắng vì việc nhập thiếu khoản nào đó, bạn cũng có thể kiểm tra tài khoản được ở bất cứ đâu.

Cách này rất tiện dụng cho các bạn trẻ, hay sử dụng điện thoại di động và e-banking. Kể từ khi sử dụng app, tôi cũng phát hiện được thêm nhiều khoản trừ tiền tự động từ ngân hàng mà trước đây mình không để ý. Bạn nào hay tiêu dùng bằng thẻ thì đây là một phương pháp rất tốt để quản lý tiền.

Tôi hy vọng bài viết này hữu ích cho các bạn đang muốn hướng đến sự tự chủ về tài chính. Bản thân tôi cảm thấy mình còn thiếu hụt rất nhiều kiến thức về quản tiền và dự định học nhiều hơn nữa trong năm nay. Tôi sẽ tiếp tục chia sẻ hành trình này của mình đến với các bạn qua blog. Chúc mọi người sử dụng đồng tiền mình làm ra một cách tự chủ, tự tin, và an nhiên. 

Be Present,

Chi Nguyễn

Source  : http://thepresentwriter.com/quan-ly-tai-chinh-bang-zero-based-budget/