Bạn có một tập hợp dày đặc "những việc cần làm" trong đầu của bạn, khiến bạn mất tập trung trong nhiệm vụ mà bạn dự định sẽ làm? Bạn có bao giờ quên hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng không? Hay bạn cảm thấy như bạn đang bị chìm đắm trong trách nhiệm? Nếu vậy, thì bạn sẽ không đơn độc. Quá nhiều thứ cần làm là một hiện tượng chung trong thế giới ngày nay mà các chuyên gia hiệu suất đã phát triển các hệ thống để giải quyết vấn đề này. Một trong những hệ thống phổ biến nhất là Getting Things Done (GTD). Chúng ta hãy xem nó hoạt động ra sao - và cách bạn có thể áp dụng nó trong cuộc sống của chính bạn.
Chu kỳ mở, giải quyết các vấn đề GTD
Trong những năm 1920, Bluma Zeigarnik - sinh viên tốt nghiệp sinh ra tại Lituma ngồi tại một quán ăn - như rất nhiều sinh viên tốt nghiệp khác - dự tính sẽ viết gì cho luận án tiến sĩ của mình. Cô nhận thấy rằng những người phục vụ có sở trường trong việc ghi nhớ những đơn gọi món phức tạp. Điều này cho phép họ phục vụ món ăn chính xác đến những vị khách chính xác và và gửi hóa đơn thanh toán sau khi những khách hàng đó đã hoàn thành bữa ăn của họ.
Zeigarnik cũng quan sát thấy rằng khi một đơn đặt hàng đã được hoàn thành và thanh toán, người phục vụ dường như quên lãng nó ngay. Nếu một khách hàng quay trở lại với một câu hỏi về một bữa ăn mà họ đã dùng tại nhà hàng, thì những người phục vụ đó sẽ phải ráng sức để nhớ lại nó.
Từ quan sát điều này, Zeigarnik đã phát triển một lý thuyết: năng lượng tinh thần của chúng ta được hấp dẫn bởi các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Khi một nhiệm vụ được xử lý, chúng ta sẽ quên nó ngay trong tâm trí của chúng ta. Các nghiên cứu tại phòng thí nghiệm đã xác nhận luận án của Zeigarnik. Quan điểm đó cho rằng sự chú ý của chúng ta bị phân tán bởi các nhiệm vụ chưa hoàn thành, được biết đến như Hiệu ứng Zeigarnik.
David Allen, người tạo ra hệ thống GTD, gọi những nhiệm vụ khiến chúng ta mất tập trung là "chu kỳ mở". Allen định nghĩa các chu kỳ mở như sau:
bất cứ điều gì thu hút sự chú ý của chúng ta mà không thuộc về nơi nào, thì đó là chu kỳ mở.
Allen nói rằng, chu kỳ mở có thể là những điều cần làm to lớn như "nạn đói trên thế giới" hoặc nhỏ bé như "thay thế đồ mài bút chì bằng điện". Vấn đề là:
Ngay cả những người không 'căng thẳng' một cách có ý thức thì sẽ luôn trải nghiệm ít căng thẳng hơn, tập trung tốt hơn và tăng năng lượng hiệu suất khi họ học cách kiểm soát một cách hiệu quả 'chu kỳ mở' trong cuộc sống của họ.
Về bản chất, GTD là một hệ thống để kiểm soát các chu kỳ mở, vì vậy bạn có thể tập trung tốt hơn với nhiệm vụ trong tay. Rõ ràng, nó không cho phép bạn hoàn thành tất cả các chu kỳ mở trong cuộc sống của bạn - xét cho cùng thì chưa ai tìm thấy một giải pháp khả thi cho nạn đói trên thế giới. Nhưng nó cung cấp cho bạn sự yên tâm rằng bạn đang giải quyết với tất cả các chu kỳ mở theo một cách nào đó. Và bởi vì điều đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, thì bạn sẽ giải hoàn thành được nhiều hơn.
Khi bạn sử dụng GTD, mọi chu kỳ mở trong cuộc sống của bạn sẽ có một địa điểm. Trong thực tế, đó là một tủ hồ sơ chứa tất cả các chu kỳ mở của bạn. Một số hồ sơ của bạn — hoặc chu kỳ mở — sẽ được lưu trữ để bạn quay lại sau, tại một thời điểm thích hợp. Những hồ sơ khác sẽ được đặt trong ngăn kéo trên cùng, sẵn sàng để bạn truy cập và giải quyết nhanh nhất có thể.
Trên hết, GTD cũng cung cấp một hệ thống để quyết định điều gì phải làm tiếp theo. Vì vậy, thay vì bị phân tâm bởi suy nghĩ rằng "Tôi nên làm gì tiếp theo?", thì bạn sẽ luôn biết hành động tiếp theo nào cần thực hiện.
Hệ thống GTD đầy đủ được khám phá trong cuốn sách của David Allen - Getting Things Done. Một bài viết như thế này chỉ có thể thảo ra cấu trúc cơ bản của quyển sách, nhưng nó đủ để giúp bạn bắt đầu.
Bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu những điều cơ bản? Sau đó, hãy đào sâu vào.
Bước 1: Thu thập
Giai đoạn đầu tiên của hệ thống GTD là thu thập các chu kỳ mở của bạn. Bạn có thể làm điều này với một loạt các công cụ, được gọi là thùng thu thập. Thùng thu thập của bạn có thể là:
- một món đồ trong giỏ
- giấy và bút
- ứng dụng ghi chú
- một máy thu phát
Nhiều chu kỳ mở bạn mà thu thập sẽ đến từ những suy nghĩ của riêng bạn. Những thứ khác sẽ đến từ bên ngoài, chẳng hạn như email hoặc cuộc gọi từ khách hàng.
Các giai đoạn thu thập thực hiện theo ba nguyên tắc cơ bản:
- Mọi chu kỳ mở phải nằm trong hệ thống thu thập của bạn và trong đầu bạn.
- Bạn phải có ít nhất một vài thùng thu thập để có thể xử lý.
- Bạn phải làm trống chúng một cách thường xuyên.
Giữ mọi chu kỳ mở trong hệ thống thu thập của bạn là rất quan trọng. Không quan trọng cách nhiệm vụ đó có vẻ đơn giản hay quá choáng ngợp, nếu nó nằm trong suy nghĩ của bạn, hãy viết nó xuống. Nếu không, nó sẽ làm bạn mất tập trung. Allen viết:
Khi nào bạn biết bạn còn trong đầu bao nhiêu để thu thập? Chỉ khi không còn gì. Nếu một phần nào đó của bạn thậm chí còn mơ hồ thì có nhĩa là bạn chưa thu thập hết, bạn không thể thực sự biết được bạn đã thu thập được bao nhiêu phần trăm.
Các thùng thu thập bạn chọn là tùy thuộc vào bạn và dựa trên hoàn cảnh cá nhân của bạn. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng riêng email là đa chức năng. Không có gì để ngăn cản bạn tự gửi email cho mình với các nhiệm vụ được hoàn thành thay vì có một ứng dụng riêng biệt để ghi lại chúng. Bây giờ, hãy chuyển sang cách bạn có thể làm trống thùng thu thập của mình sau khi đã làm đầy chúng.
Bước 2: Làm trống các thùng thu thập
Như chúng ta đã lưu ý trong phần giới thiệu, bạn không thể hoàn tất tất cả các chu kỳ mở của mình. Vì vậy, nếu bạn không thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã ghi lại, thì làm thế nào để bạn có thể làm trống các thùng thu thập của mình? Theo Allen, phần này của quá trình GTD "thì có lẽ sự cải thiện quan trọng nhất mà tôi đã thực hiện cho hầu hết tất cả những người mà tôi đã làm việc cùng." Có một số bước phụ trong quá trình này.
Bước 2a: Xác định hạng mục
Khi bạn lấy một hạng mục ra khỏi một trong các thùng thu thập của bạn để xử lý nó, trước tiên hãy hỏi, "Đó là cái gì?" Điều này đặc biệt hữu ích cho các hạng mục đến từ những người khác — chẳng hạn như email và thư từ. Chỉ cần xác định được chúng là gì, thì bạn có thể quyết định những nhiệm vụ mà bạn cần làm để đóng chu kỳ mở hoặc bạn có cần phải làm bất cứ điều gì đối với nó hay không.
Bước 2b: Tự hỏi: "Tôi có cần thực hiện hành động này không?"
Nếu bạn trả lời là "không", thì bạn có thể thực hiện một trong ba điều sau để xử lý hạng mục này:
Để nó vào thùng rác.
Đặt tên cho nó là "một ngày nào đó/có thể." (Đây là bất cứ điều gì mà bạn có thể muốn làm trong tương lai, nhưng không thể làm hoặc không muốn làm bây giờ.)
Đặt tên cho nó là "tham khảo". Bạn không cần làm gì với hạng mục đó, nhưng bạn có thể cần thông tin sau này. Đây là một ý tưởng tốt để có một hệ thống có tổ chức để lưu trữ các hạng mục tham khảo.
Nếu câu trả lời là "có, trong tương lai", vậy thì hãy xử lý hạng mục đó, bạn nên thiết lập lời nhắc tự động, chẳng hạn như lời nhắc trong lịch của bạn, khi nào cần thực hiện hành động. Đối với bất kỳ kết quả nào ở trên, thì bạn đã xử lý hạng mục đó và nó có thể bị xóa khỏi hệ thống thu thập của bạn.,
Lưu ý: Rất có thể phần lớn các hạng mục trong thùng thu thập của bạn sẽ không vượt quá bước này. Đây là bước quan trọng nhất của quá trình GTD, vì nó cho phép bạn "dừng" các chu kỳ mở thay vì để chúng chặn sự chú ý của bạn. Nếu câu trả lời là "có, càng sớm càng tốt", thì bạn có thể chuyển sang bước 2c.
Bước 2c: Hãy tự hỏi: "Hành động tiếp theo tôi cần thực hiện là gì?"
Bạn đã quyết định bạn cần thực hiện hành động. Bây giờ bạn cần quyết định hành động đó sẽ là gì. Hành động phải là hành động logic tiếp theo để đóng chu kỳ mở. Nếu chỉ có một hành động cần thực hiện, hãy tiếp tục sang Bước 2d.
Nếu đóng vòng lặp đó sẽ đòi hỏi nhiều hơn một nhiệm vụ, thì bạn cần hai thứ:
- Thêm hạng mục đó vào danh sách các dự án của bạn.
- Chia hạng mục này thành một nhóm các nhiệm vụ nhỏ hơn, sau đó đặt các nhiệm vụ này vào thùng thu thập của bạn.
Lưu ý: Danh sách dự án là danh sách bất kỳ chu kỳ mở nào yêu cầu nhiều hơn một nhiệm vụ cần hoàn thành. Allen đề nghị giữ một danh sách các dự án như một cách theo dõi các chu kỳ mở mà bạn vẫn đang làm việc với nó. Khi tất cả các nhiệm vụ phụ của một dự án đã được hoàn thành, nó có thể được loại bỏ khỏi danh sách dự án đó.
Bước 2d: Hành động đối với các nhiệm vụ nhỏ
Giai đoạn này sẽ là tự hỏi: "Tôi có thể hoàn thành nhiệm vụ này trong một hành động ít hơn hai phút không?"
Nhiệm vụ nhỏ như thế này có thể là:
- Gửi email một câu.
- Ký một lá thư.
- In và nộp một tài liệu ngắn.
Nếu câu trả lời cho câu hỏi này là "có", thì hãy tiếp tục và hoàn thành hành động đó. Nếu không, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 2e: Ủy nhiệm ở nơi khả thi
Bây giờ hãy tự hỏi: "Tôi có cần phải làm điều này không, hoặc tôi có thể ủy nhiệm nó cho người khác không?" Nếu bạn có thể ủy nhiệm nhiệm vụ đó, thì hãy ủy quyền. Nếu đó là điều bạn cần làm, hãy tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 2f: Thêm nó vào danh sách các hành động tiếp theo hoặc lịch của bạn
Nhiệm vụ của bạn hiện đã được thêm vào một trong hai nơi:
Danh sách các hành động tiếp theo của bạn. Một danh sách các hành động tiếp theo về cơ bản là danh sách nhiệm vụ cần làm. Lịch của bạn. Nếu nhiệm vụ đó yêu cầu bạn làm điều gì đó vào một thời điểm cụ thể hoặc vào một ngày cụ thể, hãy lên lịch trên lịch của bạn.
Cho đến nay trong hướng dẫn này, bạn đã biết về danh sách các hành động tiếp theo và danh sách các dự án. Các danh sách này là gì, trong điều kiện thực tế nào? Theo Allen, các danh sách là: một số hạng mục nhắc nhở có thể tái tạo, nó có thể là danh sách trên sổ ghi chép hoặc trong một số chương trình máy tính hoặc thậm chí là các bìa hồ sơ chứa các mẩu giấy riêng biệt cho mỗi hạng mục.
Bước 3: Sắp xếp danh sách hành động tiếp theo của bạn
Nếu bạn có dưới 30 hạng mục trong danh sách các hành động tiếp theo, bạn có thể chuyển thẳng đến
Bước 4.
Tuy nhiên, nếu (giống như hầu hết mọi người) bạn có hơn 30 hạng mục trong danh sách các hành động tiếp theo của mình, thì bạn nên sắp xếp danh sách của mình. Bạn có thể tổ chức danh sách của mình theo hai cách: theo ngữ cảnh và theo mức độ ưu tiên. Bạn nên sắp xếp danh sách theo ngữ cảnh trước, sau đó sắp xếp từng danh sách ngữ cảnh phụ mà bạn tạo theo mức độ ưu tiên.
Theo ngữ cảnh
Để sắp xếp danh sách của bạn theo ngữ cảnh, hãy tự hỏi, "Tôi cần làm gì để thực hiện nhiệm vụ này?" Các ngữ cảnh có thể là vị trí thực tế, chẳng hạn như trong văn phòng của bạn, ở nhà hoặc tại siêu thị. Chúng cũng có thể là các tình huống bận rộn cụ thể, chẳng hạn như "xử lý email", "thực hiện cuộc gọi điện thoại" hoặc "tại cuộc họp nhóm hàng tuần".
Đối với mỗi ngữ cảnh có thể xảy ra, bạn hãy tạo một danh sách phụ các hành động tiếp theo.
Tổ chức theo bối cảnh có nghĩa là bất cứ điều gì bạn đang làm, bạn có thể xem danh sách các hành động tiếp theo của mình và xem bạn cần làm gì.
Theo mức độ ưu tiên
Allen cung cấp hướng dẫn giới hạn về cách ưu tiên các nhiệm vụ. Ông đề nghị đặt câu hỏi: Với bối cảnh, thời gian và năng lượng có sẵn [của tôi], điều gì sẽ mang lại [cho tôi] lợi ích cao nhất?
Lời khuyên khác của ông là xem xét các nhiệm vụ bạn làm theo mục tiêu cuộc sống lâu dài của bạn thay vì liên tục tìm kiếm thời hạn gần nhất để làm trước. Điều này tương tự như cách tiếp cận của Ma trận Eisenhower, giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ theo tính cấp bách và tầm quan trọng của chúng.
Ngoài ra, bạn có thể ưu tiên danh sách việc những việc cần làm của mình bằng cách sử dụng phương pháp Eat that Frog, là chủ trương thực hiện nhiệm vụ mà bạn ít muốn làm trước tiên nhất. Ý tưởng này là hoàn thành nhiệm vụ tồi tệ nhất sẽ mang đến cho bạn một loạt năng lượng hiệu quả. Hoặc bạn có thể thử Final Version của Mark Forster, nơi bạn ưu tiên các nhiệm vụ theo những gì bạn có cảm giác nhất trong danh sách đang làm, và do đó đó những gì bạn có nhiều năng lượng nhất.
Bước 4: Hoàn thành nhiệm vụ!
Bây giờ bạn đã tạo danh sách các hành động tiếp theo và bạn đã sắp xếp danh sách này theo ngữ cảnh và mức độ ưu tiên, bạn đã sẵn sàng để làm việc. Hãy nhớ rằng, bạn cũng sẽ có các nhiệm vụ xuất hiện trên lịch của mình, vì vậy hãy dành thời gian cho các nhiệm vụ này. Nếu bất cứ điều gì làm bạn mất tập trung hoặc làm xáo trộn sự tập trung của bạn, hãy viết nó xuống và thêm nó vào các thùng thu thập của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể xử lý nó sau này.
Bước 5: Đánh giá danh sách của bạn
Giai đoạn cuối cùng của GTD là đánh giá danh sách của bạn. Ba loại đánh giá là:
Đánh giá ngữ cảnh mới. Bất cứ khi nào bạn đang ở trong một bối cảnh mới, hãy kiểm tra danh sách các hành động tiếp theo của bạn. Điều này tạo ra thói quen làm việc trên các ưu tiên hàng đầu của bạn bất kể bối cảnh bạn là gì. Đánh giá lịch hàng ngày. Mỗi buổi sáng, hãy kiểm tra lịch của bạn và xem những nhiệm vụ được lên lịch nào bạn cần hoàn thành trong ngày đó. Đánh giá danh sách hàng tuần và thùng thu thập. Allen cho biết đánh giá hàng tuần là "mấu chốt" cho sự thành công của hệ thống GTD.
Trong quá trình đánh giá hàng tuần của bạn, bạn nên làm như sau:
- Xóa thùng thu thập của bạn. Lý tưởng nhất, bạn nên làm điều này càng thường xuyên càng tốt. Đánh giá hàng tuần của bạn đảm bảo chúng được làm trống ít nhất một lần mỗi tuần.
- Xem lại hệ thống của bạn. Điều này liên quan đến việc cho biết GTD đang làm việc cho bạn ở đâu và nó có thể được cải thiện ở chỗ nào. Thùng thu thập của bạn có sẵn khi bạn cần chúng không? Bạn có thể giảm số lượng nhóm thùng thu thập của mình không? Bạn có cần thêm nhiều ngữ cảnh hơn vào hệ thống của mình không? Các tập tin tham chiếu của bạn được tổ chức tốt như thế nào? Nếu bạn cần chỉnh sửa bất cứ điều gì dựa trên đánh giá của bạn, hãy làm điều đó.
- Xóa và cập nhật danh sách của bạn. Bắt đầu danh sách các hành động tiếp theo mới, chuyển các nhiệm vụ vẫn cần hoàn thành từ danh sách tuần trước đó của bạn và thêm các hạng mục mới từ thùng thu thập của bạn. Ngoài ra, hãy xem lại danh sách dự án của bạn và xóa bất kỳ dự án nào đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ. Đó là hệ thống GTD tóm gọn. Tại sao bạn không thử và xem liệu dừng và đóng các chu kỳ mở của bạn có cải thiện sự tập trung của bạn hay không?
Blogger Comment
Facebook Comment